Web2Print en PIM: Hoe je met geautomatiseerd documentbeheer kosten bespaart en efficiëntie verhoogt
Binnen veel bedrijven is het beheren en creëren van documenten met productinformatie een tijdrovende en complexe taak. Denk bijvoorbeeld aan technische fiches, veiligheidsbladen, catalogi en prijslijsten. Heb je honderden producten, beschikbaar in meerdere talen en documenten? Dan heb je al snel duizenden documenten die je moet beheren en up-to-date houden. Vooral in een B2B-context, waar klantspecifieke catalogi en productsheets met aangepaste branding vaak vereist zijn, kan dit een intensieve klus worden.
Tags:
Gelukkig biedt Web2Print binnen een PIM-systeem zoals Pimcore een oplossing. Deze technologie helpt bedrijven om documenten te automatiseren en efficiënt te beheren, waardoor handmatige inspanning en fouten worden geminimaliseerd.
Wat is Web2Print?
Web2Print is een tool waarmee bedrijven eenvoudig printklare documenten kunnen beheren en creëren. Door Web2Print te koppelen aan een PIM (Product Information Management)-systeem zoals Pimcore, kan alle documentatie automatisch worden gegenereerd, up-to-date gehouden en verspreid over verschillende kanalen zoals webshops en portalen.
Voordelen van Web2Print binnen een PIM-systeem
Het combineren van Web2Print met een PIM-systeem brengt veel voordelen met zich mee, vooral omdat alle productinformatie al in de PIM aanwezig is en er dus geen extra tool of integratie nodig is. Hier zijn alvast enkele van de belangrijkste troeven:
- Centrale beheer van productinformatie: Alle productdata, zoals technische specificaties, afbeeldingen, prijzen en beschrijvingen, wordt centraal beheerd in het PIM-systeem. Dit zorgt voor consistente, foutloze documentatie die automatisch wordt gegenereerd met de meest recente informatie. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige updates en reduceert het risico op fouten.
- Automatische generatie van documenten: Met Web2Print binnen Pimcore vul je templates dynamisch met de meest actuele gegevens uit het PIM-systeem. Dit betekent dat documenten, zoals technische fiches of prijslijsten automatisch gegenereerd worden en in printklare PDF-vorm klaarstaan voor gebruik.
- Efficiëntiewinst en tijdbesparing: Door automatisering is er minder manuele arbeid nodig voor het beheren van documenten, wat tijd en kosten bespaart. Een groot team om alle documentatie handmatig te onderhouden is niet langer nodig.
- Altijd up-to-date documenten: Het PIM-systeem fungeert als centrale bron van waarheid, waardoor alle gegenereerde documenten altijd de meest recente informatie bevatten. Wijzigingen in productinformatie of prijzen worden direct doorgevoerd in alle relevante documenten.
- Flexibiliteit voor klant-specifieke noden: In een B2B-context kunnen klant-specifieke documenten, zoals gepersonaliseerde catalogi en product sheets, eenvoudig worden gecreëerd. Deze kunnen zelfs voorzien zijn van de branding van de klant, zonder dat daarbij een handmatige inspanning nodig is.
- Schaalbaarheid: Web2Print binnen een PIM-systeem is schaalbaar en kan omgaan met grote hoeveelheden producten, talen en documenttypen. Of je nu honderden of tienduizenden producten hebt, de oplossing is flexibel genoeg om mee te groeien met je bedrijf.
Conclusie
Web2Print binnen een PIM-systeem zoals Pimcore biedt bedrijven aanzienlijke voordelen in efficiëntie, consistentie en kostenbesparing. Het systeem automatiseert het genereren van documenten, waardoor fouten worden geminimaliseerd en de time-to-market wordt verkort - cruciale elementen voor succes in een concurrerende markt.
Bedrijven zoals ATG, ETAP, Allinox en Rubio Monocoat boeken al een enorme tijdswinst dankzij deze oplossing. Wil je weten hoe Web2Print jouw organisatie kan helpen? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden.