Centraal PIM-systeem als antwoord op Vento’s datavraagstuk
De keuze van Vento viel op een PIM-systeem (Product Information Management) om uniforme en correcte data te waarborgen en verdere digitalisering mogelijk te maken.
Tags:
Vento, een internationale producent en leverancier van hulpstukken voor ventilatie, stond voor complexe uitdagingen op het vlak van databeheer en digitalisering. Met een groeiend netwerk van vestigingen in Oudenaarde, Polen, Duitsland en de Verenigde Staten was er nood aan een oplossing om alle product- en klantdata te centraliseren.
Interview met Benny Schietecatte, Chief Information Officer bij Vento
De uitdaging: data harmoniseren over alle vestigingen heen
“We zijn gestart met een pilootproject in Oudenaarde en onze vestiging Vento Nowa Sol in Polen,” begint Benny Schietecatte, Chief Information Officer bij Vento. “Ons grootste probleem was de correctheid van data. Na de overname van onze Duitse vestiging merkten we een groot verschil in productinformatie. De eerste stap was dus het harmoniseren van alle data via een PIM-systeem.”
Vento zocht naar een PIM-oplossing die meer kon bieden dan enkel het beheer en centraliseren van data, zoals masterdata management en eenvoudige API-configuraties.
Pimcore kwam daarbij als beste uit de bus. Benny ging hiervoor te rade bij zijn netwerk waar de naam Studio Emma meermaals viel. "Studio Emma werd vaak aanbevolen en dat met een goede reden. Na een eerste kennismaking waren we overtuigd door hun duidelijk plan van aanpak en focus op samenwerking. Het was meteen duidelijk dat ze voluit gingen voor het eindresultaat en niet voor snel geldgewin.”
Een gefaseerde aanpak met duidelijke communicatie
In een eerste stap werd een draagvlak gecreëerd om alle data te centraliseren en uniformiseren. Vanuit PIM moet de data dan naar alle verschillende ERP-systemen doorstromen. Dit gebeurt via een middlewaretool.
Daarnaast bood Studio Emma ondersteuning met de implementatie van de GS1-standaarden, cruciaal voor consistent databeheer. “Die technische ondersteuning verliep vlekkeloos dankzij de hechte samenwerking tussen onze data-analist en hun team.”
Lees hier meer over het project
Nu hun PIM klaarstaat, kunnen ze productiesite per productiesite verder aanpakken. “Vento Oudenaarde is afgewerkt. Nu staat de integratie met het ERP-systeem voor België op de agenda”, licht Benny toe. “Daarnaast zijn we nu volop bezig met de productcreatie in de Poolse vestiging en binnenkort gaan we ook van start in Duitsland.” Tijdens het volledig traject konden ze steeds rekenen op Studio Emma.
“De samenwerking met Studio Emma verliep gestructureerd en transparant. Op dat vlak steken ze er als partner met kop en schouders bovenuit”, beaamt Benny. “Ze communiceren helder over elke stap en de voortgang, en ook de facturatie is overzichtelijk en correct”.
De grootste meerwaarde:
uniforme en complete data
Van elk artikel zijn zowel technische specificaties, verpakkingsinformatie als andere eigenschappen beschikbaar. Alle data wordt nu ook op dezelfde manier verrijkt. Dat zorgt voor een enorme verbetering van de datakwaliteit.
Het PIM-systeem speelt ook een sleutelrol in Vento’s duurzaamheidsambities. “Elk product heeft een certificaat en een EPD-waarde nodig, een indicator voor de impact op het milieu. Dankzij PIM kunnen we nu starten met dit al toe te passen op de productgroepen om dan later specifiek per product te werken. Zonder uniforme data was dit veel moeilijker geweest,” legt Benny uit.
Een van de belangrijkste resultaten van het project was de kwaliteit van de data. Voorheen was enkel de noodzakelijke info beschikbaar, vaak op verschillende manieren ingevoerd. Nu is alle data uniform, compleet en op elkaar afgestemd,”
Training en gebruiksvriendelijkheid
Aangezien niet alleen een PIM, maar digitalisatie in het algemeen hoog op de agenda van Vento staat, zijn ze een volledig PIM-team aan het samenstellen. Zo werd een PIM-officer aangeworven die alle data verwerkt en beheert in Pimcore.
Daarnaast hebben ze een data-analist die onder andere de ERP-configuraties helpt begeleiden en binnenkort gaat een nieuwe productmanager aan de slag die alle data gaat verzamelen zodat de PIM-officer de meest complete info heeft. Studio Emma zorgde op haar beurt dat Vento’s team zelfstandig met Pimcore aan de slag kon.
"Ze hebben ons getraind en wegwijs gemaakt in het platform. Pimcore is intuïtief en gemakkelijk in gebruik, zelfs voor mensen die er niet dagelijks mee bezig zijn. Daarnaast gaven ze ons alle handvaten om verder autonoom te werken met het systeem,” aldus Benny.
Een betrouwbare partner voor de toekomst
De samenwerking met Studio Emma wordt door Vento gewaardeerd om de transparantie, flexibiliteit en betrokkenheid. “Ze zijn een heel transparante en goed gestructureerde partner. Ze hebben ons heel hard geholpen met hun ervaring uit andere projecten en hun expertise. Ze wezen ons op verschillende visies en speelden in op onze specifieke noden. Bovendien waren ze flexibel: omdat alles bij ons zo snel evolueert, hebben we een partner nodig die kort op de bal speelt. Studio Emma kon dat waarmaken”, vindt Benny.
Vento kijkt ook al naar de toekomst. “Zodra alle data en ERP-integraties zijn afgerond, willen we een website met een klantenportaal opzetten. Daarvoor doen we graag opnieuw beroep op Studio Emma. Het mooie aan deze samenwerking is dat ze ons niet pushen om de volgende stap te zetten. Ze zijn een echte langetermijnpartner, en dat appreciëren we enorm.”