Heyerick optimaliseert haar online business met Magento upgrade en ERP-integratie
Heyerick, een groothandel met een breed assortiment aan werfbenodigdheden, gaande van werkkledij tot gereedschap, wordt gerund door de derde generatie van de familie.
Tags:
Onder leiding van broer en zus Pieter en Griet, en Griets echtgenoot, Stijn Van de Wiele, opereert het bedrijf vanuit drie locaties: twee fysieke winkels in Nazareth en Waregem, en een webshop. Heyerick bedient zowel eenmanszaken als grote bedrijven en hobbyisten.
Valentin Hick, de marketing- en online salesverantwoordelijke bij Heyerick, vertelt over de samenwerking met Studio Emma.
Magento upgrade en ERP-koppeling
De samenwerking met Studio Emma begon in 2016 met de lancering van Heyerick's eerste echte webshop. Hoewel we hier spreken van een ongoing partnership kwam Studio Emma opnieuw op de voorgrond voor een upgrade van hun Magento-platform, met als doel de veiligheid te verbeteren en nieuwe functies te integreren. Daarnaast wilden ze de communicatie tussen hun ERP-systeem, Dimasys, speciaal ontwikkeld voor groothandels, en hun webshop realiseren. Deze was tot dan onbestaande, met veel manueel werk tot gevolg.
Valentin legt uit dat Studio Emma niet alleen Heyerick hielp, maar ook Claerbout, een ander bedrijf met vergelijkbare wensen. "Omdat Studio Emma hetzelfde vooronderzoek moest doen voor Claerbout, werd er een budgettaire regeling uitgewerkt die zowel voor ons als Claerbout een voordeel opleverde. We appreciëren de eerlijkheid van Studio Emma hierin enorm."
Succesvolle integratie
De integratie zelf verliep soepel, maar onthulde toch enkele onverwachte uitdagingen. “Het is geen evidentie om twee individuele systemen met elkaar te laten communiceren”, weet Valentin die zelf een achtergrond als developer heeft. “Het is een heel complex gegeven.”
Ook was er een heel nauwe samenwerking nodig tussen Studio Emma en Infomat, de ERP-partij, aangezien er tot dan geen bestaande oplossing was voor deze integratie.
Ondertussen is de nieuwe Magentoversie live en is ze succesvol gekoppeld met het ERP-systeem. “Studio Emma was goed voorbereid op eventuele issues die konden voorkomen. Tijdens een periode van ‘hypercare’ houdt Studio Emma alles nauwgezet in het oog en wordt steeds meteen op tickets gereageerd.
De nieuwe integratie zit nu nog in een soort bètafase, maar de vooruitgang is opvallend, waardoor de vernieuwde webshop zo goed als elk moment echt van start kan gaan.”
Tastbare voordelen
De voordelen van de integratie zijn duidelijk. Zo is de werklast verminderd omdat onder andere prijzen nu in realtime en correct worden weergegeven. "De prijzen en de stock zijn 100% correct, want alle info komt nu rechtstreeks uit de echte bron, namelijk ons ERP-pakket”, vertelt Valentin. “Ook op vlak van kortingen gaan we vooruit. Deze zijn immers voor elke klant anders, wat het moelijk maakt om alles steeds bij te houden. Omdat de webshop deze nu ook rechtstreeks overneemt uit het ERP-systeem, kunnen we erop vertrouwen dat elke klant de juiste korting krijgt."
Ook op vlak van voorraadbeheer is er een verbetering. "Er is een stock per winkel en zowel voor onze klant als voor onze collega’s was het niet te achterhalen hoeveel stock er nog was voor een bepaald product. Nu wordt de stock in realtime verwerkt en is het meteen zichtbaar op de website."
Klanten kunnen nu ook - naast hun facturen - alle bestellingen inkijken, inclusief degene die geplaatst zijn in een van de fysieke winkels. "Klanten hebben als het ware een eigen zone waar ze alles kunnen terugvinden."
Het geeft ons een heel fijn gevoel te weten dat je kan vertrouwen op je systemen en dat alle info die eruit komt ook correct is.
Positieve samenwerking
De samenwerking met Studio Emma wordt zeer positief ervaren. Project Manager Natasha en assistent Ludovic kennen hun projecten uitstekend en zijn er al bij van in het begin waardoor ze ons bedrijf en noden ook heel goed kennen en inschatten,” zegt Valentin. "Omdat ik zelf een developersachtergrond heb, laten ze toe dat ik rechtstreeks contact heb met de developers. Zo pakken we samen uitdagingen aan die ik niet meteen kan oplossen.
Ze denken ook creatief mee, geven suggesties hoe we het kunnen doen of hoe we dit het beste aanpakken. Er is een goede wisselwerking.
Daarnaast is Studio Emma transparant in hun manier van werken, waardoor we altijd precies weten wie aan wat werkt. Mijn mailbox puilt vaak letterlijk uit van de updates op tickets”, lacht hij.
Blijven groeien en verbeteren
Heyerick heeft een groeicontract met Studio Emma, waarbij er om de twee maanden 20 uur developerstijd is gereserveerd om hun online business verder te verbeteren. "Wij maken op onze beurt ook tickets aan om zaken aan te pakken die nog kunnen verbeteren. Dat kan op basis van opmerkingen van klanten zijn, maar ook de analisten van Studio Emma zelf komen hier met suggesties”, zegt Valentin.
Die voortdurende updates en verbeteringen zorgen ervoor dat Heyerick altijd voorop blijft lopen in hun online aanbod, wat essentieel is in de competitieve B2B-markt waarin ze actief zijn.