Meno Group pakt uit met gestroomlijnde data en legt hiermee een sterke basis voor groei en innovatie
Meno Group is een toonaangevende aankooporganisatie voor onafhankelijke ijzerwarenwinkels in België. Deze coöperatie voor zelfstandige handelaars is gespecialiseerd in ijzerwaren, gereedschap, doe-het-zelf en huishoudartikelen.
Tags:
Sinds hun oprichting is Meno Group uitgegroeid tot de grootste aankoopgroep in de sector van doe-het-zelf en professioneel gereedschap in België.
Al in 2019 startte Meno Group met een ambitieus automatiseringsproject van hun data. Het doel was om de verzameling en het beheer van gegevens, onder andere prijslijsten van leveranciers en informatie voor hun webshop, te stroomlijnen. Ze hadden een beter systeem nodig om hun verrijkte data te beheren en daarbij tegemoet te komen aan hun divers ledenbestand. Dit bestand bestaat enerzijds uit kleine familiebedrijven die zich richten op verkoop en anderzijds de grotere zaken met heel wat personeel en vaak met een eigen marketingafdeling. Zij staan open voor innovatieve maatregelen die hun zaak verder laten groeien.
De zoektocht naar een PIM/DAM
“Hoe gaan we onze data verzamelen en waar slaan we het op?” Om een antwoord op die vraag te vinden werd een werkgroep opgericht. “We zochten een beter systeem dan onze huidige database om onze afdeling databeheer gebruiksvriendelijker te laten werken en om gerichte analyses te kunnen uitvoeren," legt IT-coach Danny Libot uit. De afdeling databeheer, die bestaat uit vier medewerkers, gebruikt overigens ook een zelfgemaakt ERP-systeem dat ze al meer dan 25 jaar zelf onderhouden.
Na een uitgebreide analyse en marktonderzoek, viel hun keuze op Pimcore. Dit omdat het open-source is en veel gebruikt wordt. Dan moest nog de zoektocht gebeuren naar een partner die van wanten weet en Pimcore kon implementeren.
Een van hun leden, Heyerick, werkte al samen met Studio Emma en loofde de goede relatie tussen beiden. Dit leidde tot de samenwerking met Studio Emma. “We bezochten bestaande klanten en zagen verschillende demo’s,” zegt Libot. “Een doorslaggevende reden om voor Pimcore te kiezen, was de performance en de mogelijkheid om met verschillende systemen te corresponderen. Onze 100 leden werken met verschillende grote ERP-systemen, die allemaal moeten kunnen koppelen met hetzelfde PIM.”
De integratie van Pimcore met verschillende ERP-systemen
De aanpak gebeurde gefaseerd. Eerst werd de PIM gevuld met data en werden de medewerkers getraind. Nu werken ze verder aan het ontwikkelen van de koppelingen met de verschillende ERP-systemen van de leden. “Met het hele traject, vooronderzoek en selectie incluis, zijn we nu bijna vijf jaar bezig,” zegt Danny. “We overhaasten niets. Leden moeten hun akkoord geven en budgetten moeten worden goedgekeurd.”
Voordelen: gebruiksgemak en tijdswinst
Het werken met Pimcore biedt volgens de aankoopcoöperatie twee grote voordelen. Ten eerste is er het gebruiksgemak om data toe te voegen, wat veel gestructureerder en automatisch kan gebeuren. Dit vermindert het handmatig werk aanzienlijk. “We spreken over 200.000 producten, en het is de bedoeling dit aantal te verdubbelen. We werken met ongeveer 600 vaste leveranciers,” legt Danny Libot uit. “Er moet dus wel wat data verzet worden.”
Ten tweede maakt Pimcore het gemakkelijk om te koppelen met alle ERP-systemen. Momenteel werken ze nog met een andere database, waardoor er twee koppelingen nodig zijn.
De bedoeling is dat Pimcore het centrale punt wordt voor het beheer en verzamelen van alle data voor alle leden. We merken al een grote tijdswinst in de centrale. Uiteindelijk zal ook het gebruiksgemak voor de leden toenemen, zodat zij ook gestructureerder kunnen werken met alle data.
Work in progress
Vanaf het begin van het project merkte Meno Group de ervaring van Studio Emma op. “We begonnen niet van een lege pagina. Er kwamen veel gerichte vragen zodat we goed van start konden gaan. We kregen ook meteen een duidelijke structuur voor het verloop van het project,” beaamt de IT-coach. “De strikte planning en regelmatige updates hielden het project op schema.”
Studio Emma volgde een goed stramien voor de uitvoering van het project. “We bespraken wat op tafel lag, maakten aanpassingen en gingen over naar de volgende stap. Alles werd in stukjes geknipt zodat het overzichtelijk bleef,” vertelt Libot.
Het belangrijkste was dat Studio Emma wist wat ze moesten doen. Hun vaste team leerde ons om van onze kant hetzelfde te doen, zodat we de focus konden behouden en vooruitgang konden boeken.
De IT-coach prijst ook de proactieve houding van Studio Emma. “Ze namen het voortouw en trokken aan onze mouw als het moest. Dit werkt voor ons.” Bovendien voorzag Studio Emma in de nodige opleidingen om met het systeem te werken. “Ze zijn niet alleen bezig met de installatie en ontwikkeling, maar bieden ook begeleiding om ermee te leren werken. Vragen achteraf worden consequent beantwoord. Ze begrijpen dat geduld nodig is om alles onder de knie te krijgen.”
Al een tweede project in de pipeline
De samenwerking tussen Meno Group en Studio Emma heeft al geresulteerd in plannen voor een tweede zijproject. “Enkele van onze leden willen met een eigen PIM starten. Omdat zij ook andere leveranciers hebben, moeten ze die data in een centrale database opnemen. Studio Emma heeft een voorstel uitgewerkt waarbij leden een kopie van onze PIM krijgen, die continu wordt geüpdatet en waaraan ze hun eigen data kunnen toevoegen,” legt hij uit. “Dit innovatieve voorstel zal de kosten voor de leden sterk verminderen en is voortgevloeid uit het huidig project.
Het verhaal stopt dus niet bij de oplevering van een PIM. Studio Emma blijft in beeld als onze partner,” besluit hij.
Lees ook de casestudy op de Pimcore-website.
Meer weten over Meno? Bekijk hun website!